Jeder kennt die automatisierten Abwesenheitsnotizen, die man erhält, wenn jemand gerade nicht per E-Mail erreichbar ist. Eine automatische Antwort lässt sich beispielsweise auch nutzen um den Eingang einer E-Mail zu bestätigen.
Meistens muss man diese über die Weboberfläche des Anbieters einrichten.
Wenn man Microsoft Outlook und ein Exchange-Postfach nutzt, kann man eine Out-Of-Office Nachricht auch direkt im Mailprogramm einrichten. Gerade in größeren Unternehmen dürfte dieses Setup häufig anzutreffen sein.
Automatische Antwort in Outlook einrichten
Mit diesen Schritten kannst du in Outlook eine automatische Außer-Haus-Nachricht einrichten.
- In Outlook oben links auf „Datei“ klicken.
- In der Mitte auf den Button „Automatische Antworten“ klicken.
- Den Button „Automatische Antworten senden“ aktivieren.
- Text der automatischen Antwort einrichten und mit OK bestätigen.
Zusätzlich kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum die automatische Antwort verschickt werden soll. Außerdem können unterschiedliche Texte für Absender innerhalb und außerhalb festgelegt werden.
Ein Absender wird dann als Teil derselben Unternehmens gesehen, wenn der Teil nach dem @ beim Absender gleich ist wie beim Empfänger.
Button „Automatische Antworten“ wird in Outlook nicht angezeigt
Die Möglichkeit eine automatische Abwesenheitsnotiz direkt in Outlook einzurichten ist praktisch. Allerdings funktioniert sie nur, wenn der Mailanbieter diese Funktion unterstützt.
Das bedeutet, nur wenn das Unternehmen oder der Mailanbieter einen Microsoft Exchange Server oder eine kompatible Software als Mailserver nutzt, wird der Button „Automatische Antworten“ in Outlook angezeigt.
Wenn Outlook beispielsweise über das IMAP-Protokoll mit dem Mailanbieter verbunden ist, dann ist der Button nicht verfügbar.
Wenn du Outlook mit einem der gängigen kostenlosen Mailanbietern wie web.de, GMX oder Gmail verwendest, dann wird die Option zum einrichten einer automatischen Antwort nicht angezeigt, da der Anbieter diese Funktion nicht unterstützt.
Wenn der Button „Automatische Antworten“ in Outlook nicht angezeigt wird, musst du die Abwesenheitsnotiz über das Webinterface im Browser einrichten, da der Mailserver nicht mit der Funktion von Outlook kompatibel ist.
